A quoi servent les applications Microsoft 365 ?
Quand vous vous connectez à la page d'accueil Microsoft 365, vous constatez qu'il y a de nombreuses applications mais savez-vous à quoi servent ces logiciels en ligne ? C'est le moment de les détailler !
# Outlook, Calendrier, Tâches et contacts
Grâce à Microsoft 365, vous pouvez consulter votre boîte aux lettres et disposer de tous les éléments Outlook au travers de votre navigateur web. C'est une version allégée dans la mesure où vous n'avez pas toutes les fonctionnalités d'Outlook de Bureau c'est-à-dire installé sur votre ordinateur. Alors, pourquoi utiliser cette version ? C'est utile si votre ordinateur est indisponible ou que vous êtes en déplacement. Vous avez accès à vos e-mails !
# Office Online : Word, Excel, PowerPoint et OneNote
Pour modifier les fichiers Office stockés sur Microsoft 365, vous disposez d'Office Online qui est aussi une version allégée. Par exemple, vous ne pouvez pas exécuter de macros. Les avantages de cette version sont :
Modification rapide d'un document
Coédtion d'un document simplifiée
A partir de cette version, vous pouvez aussi ouvrir votre fichier avec Office de Bureau installé sur votre ordinateur.
# OneDrive
Pour stocker vos fichiers individuels, vous disposez de OneDrive. Cet espace de stockage privé de 1 To vous permet, uniquement si vous le souhaitez, de partager vos fichiers c'est-à-dire de donner un droit d'accès en lecture ou en modification. Pour vous permettre de travailler plus facilement, vous pouvez synchroniser vos fichiers sur votre ordinateur pour être sûr qu'ils soient sauvegardés.
# SharePoint Online
SharePoint Online est la version SharePoint disponible avec Microsoft 365. Grâce cette application, vous allez pouvoir créer des sites d'intranet d'équipe pour collaborer ou des sites de communication pour informer l'ensemble des membres de votre entreprise. SharePoint est l'application la plus complète de Microsoft 365 car vous pouvez : faire de la gestion documentaire, gérer la sécurité des accès, automatiser grâce aux flux de travail ou mettre en place une politique de sauvegarde de documents.
# Microsoft Teams
Microsoft Teams est la plateforme collaborative et de télétravail de Microsoft. Vous pouvez recevoir des appels, contacter des correspondants internes ou externes, stocker des documents dans des espaces privés ou partagés. L'avantage est qu'avec une fenêtre unique, vous allez pouvoir naviguer entre différentes formes de collaboration sans envoyer un seul e-mail.
# Microsoft Bookings
Pour permettre de réserver facilement Microsoft à développer Bookings. Cette application va vous être utile pour planifier facilement un rendez-vous dans votre calendrier ou le calendrier d'une équipe.
Cette application peut être utile, par exemple, pour un salon de coiffure. On pourra planifier un rendez-vous avec un coiffeur du salon quel qu'il soit ou avec un coiffeur spécifique. Personnellement, je l'utilise pour que mes apprenants puissent réserver un coaching facilement. Ils visualisent dans mon agenda mes plages de disponibilités.
# Yammer
C'est le réseau social d'entreprise (RSE) de Microsoft 365. Cette application de communication vous permettra de partager des idées, des vidéos, des images ou des fichiers bureautique dans l'entreprise. La communication avec Yammer est transversale dans le sens où vous communiquez des informations à toute l'entreprise en fonction de centres d'intérêts.
# Power Automate (Flow)
Pour vous permettre de gagner en rapidité, Microsoft à mis en place Power Automate, anciennement Flow, pour vous permettre d'automatiser des actions répétitives. C'est donc un service de workflow (flux de travail) automatisé. Vous pouvez, par exemple, automatiser le classement de fichiers, l'approbation de contenu ou encore synchroniser des données entre deux systèmes. Ce paramétrage se fait sans avoir de notion de code informatique.
# MyAnalytics
Il est parfois difficile d'avoir le recul nécessaire sur sa façon de travailler et pouvoir s'améliorer et ainsi gagner du temps. MyAnalytics est un tableau de bord de gestion du temps de travail en ligne. L'application MyAnalytics vous permet d'obtenir des statistiques hebdomadaires sur le temps passé en réunion ou à répondre à des e-mails. MyAnalytics vous fait des suggestions pour optimiser votre temps de travail. Par exemple, pour préparer vos réunions, l'application peut vous suggérer des plages de préparation de ces réunions.
# Kaizala
Grâce à une interface de conversation simple disponible sur smartphone vous pourrez converser avec vos collègues et des personnes qui ne font pas partie de votre entreprise. Vous pouvez partager des formations, des images ou des sondages.
# Microsoft Lists
Apparue en 2020, Microsoft Lists vous permet de suivre des informations ou d'organiser votre travail et celui de l'équipe. Vous pouvez créer des listes pour gérer des évènements, suivre des problèmes ou gérer des ressources.
# Microsoft To Do
Pour gagner en efficacité personnelle, Microsoft à créé To Do. Cette application vous aide à vous concentrer sur vos activités personnelles. Microsoft To Do vous aide à organiser vos journées. Vous pouvez également organiser votre liste de choses à faire (To Do List) en fonction de projets ou d'autres types de catégories que vous allez définir.
# Sway
Sway vous permet de créer et partager des rapports, des bulletins d'informations, des présentation ou des récits en ligne. Vous pouvez y inclure du contenu multimédia comme des images ou des vidéos.
# Microsoft Planner
Pour planifier les tâches d'équipe, vous devez utiliser Microsoft Planner car vous pourrez gérer les tâches de l'équipe de manière collaborative. Cet environnement intuitif vous permet de créer des tâches et de suivre le travail effectué grâce à son tableau de bord.
# Project
L'application Project pour le web vous permet de planifier et collaborer sur des projets simplement grâce aux affichages de grille, de chronologie ou de tableaux. Cette application vous permet de créer et d'affecter des tâches en fonction de dates. Vous pourrez gérer l'avancement des tâches de manière visuelle.
# Delve
Vous avez l'impression d'avoir des fichiers partout ? Vous souhaitez rapidement retrouver des fichiers SharePoint, OneDrive, Teams ou Yammer ? Microsoft Delve est le moteur de recherche social. Vous allez pouvoir rechercher des fichiers stockés dans Microsoft 365 quel que soit l'endroit et pour vous éviter d'effectuer encore et encore la même recherche vous pouvez les catégoriser sur un panneau web. de plus, vous aller pouvoir visualiser les derniers fichiers modifiés par vos proches collègues dans les espaces partagés.
# Microsoft Forms
Forms vous permet de créer et partager des sondages et des quiz en ligne.
# Power Apps
Power Apps vous permet de créer votre propre application dans Microsoft 365. Vous n'avez pas besoin d'avoir de notions de code informatique pour créer votre application professionnelle en ligne. Ces applications seront accessibles avec le navigateur web ou un smartphone.
# Microsoft Stream
Microsoft Stream vous permet de partager des vidéos dans votre entreprise. Ces vidéos peuvent provenir de votre ordinateur ou de réunions Teams.
# Microsoft Whiteboard
Whiteboard est le tableau blanc collaboratif de Microsoft. Ce tableau numérique vous sera utile pour consulter et comparer l'avis de différents utilisateurs, de présenter des idées sous formes d'images.
# Conclusion
Comme vous pouvez le voir Microsoft 365 contient de nombreuses applications certaines ont l'air d'être redondantes mais en réalité elles sont à utiliser dans un contexte particulier. Certaines de ces applications peuvent utiliser en équipe, d'autres de manière individuelle.
Si vous souhaitez en savoir plus sur ces applications, vous pouvez vous abonner à ce blog pour avoir des astuces ou suivre une formation en ligne avec Mon Coach 365.