Qu'est-ce que SharePoint Online ?

Vous devez utiliser SharePoint mais vous ne savez pas ce que c'est. Ou encore vous entendez parler de SharePoint et vous souhaitez savoir à quoi ça sert. Cet article va vous intéresser.

Qu'est-ce que SharePoint Online ?

SharePoint Online permet de créer des sites intranet collaboratifs. C'est donc disponible uniquement avec la version professionnelle d'Office 365. Pour y accéder, vous devez posséder une connexion internet et une licence Office 365 pour les entreprises. SharePoint permet aux utilisateurs d'accéder à des données d'entreprise partagées. En général, les droits d'accès sont attribuées par des utilisateurs. L'accès peut être attribué aux utilisateurs de l'entreprise mais aussi aux externes comme des fournisseurs ou des prestataires.

Le contenu que vous pouvez partager dans SharePoint peut être des pages ou des fichiers.

Pourquoi utiliser SharePoint ?

Voici 2 grandes fonctions de SharePoint :

• Gestion Électronique de Documents (GED)

• Communiquer des informations à toute l'entreprise

Qu'est-ce qu'un site SharePoint ?

Un site SharePoint est un espace collaboratif utilisable par plusieurs personnes. Ces personnes ont donc un emplacement unique qui leur permet des partager des informations sous forme de pages, de fichiers ou de listes.

Quelle est la différence entre SharePoint et OneDrive ?

OneDrive est uniquement un espace de stockage qui permet de :

• Stocker ses fichiers personnels

• De partager des fichiers à l'unité

SharePoint est un site intranet qui permet de :

• Stocker des fichiers pour une équipe

• Partager des pages web

• Utiliser les fonctionnalités avancées de gestion de documents

• Organiser, hiérarchiser et diffuser de l'information

Quelles sont les limites techniques de SharePoint Online ?

Pour vous permettre de mieux vous rendre compte de ce que vous pourrez faire avec SharePoint Online, voici quelques limites du produit :

• 1 To par entreprise plus 10 Go par licence utilisateur achetée

• 25 To par collection de sites

• 500000 utilisateurs maximum par site

• 30 millions d'éléments par liste ou bibliothèque

• 2000 bibliothèques par site

• 50000 versions majeures et 511 versions mineures par fichier

• Synchronisation de 300000 fichiers

• Téléchargement de fichiers jusqu'à 250 Go

Quels sont les rôles d'utilisateur d'un site ?

Pour chaque site, vous avez la possibilité d'avoir par défaut 4 groupes :

• Administrateurs : ce sont les utilisateurs informatiques du site SharePoint pour gérer les aspects techniques de SharePoint

• Propriétaires : ces utilisateurs sont des administrateurs fonctionnels de SharePoint. Il pourront configurer des paramètres sur tout le site.

• Membres : ce sont les utilisateurs qui vont collaborer sur site que ce soit sur des fichiers ou des pages.

• Visiteurs : ils ont la possibilité de lire toutes les informations du site.

A ces groupes par groupes par défaut, vous pourrez ajouter créer vos propres groupes et configurer vos propres accès.

Pourquoi faut-il un administrateur SharePoint ?

L'administrateur SharePoint va pouvoir gérer les collections de sites SharePoint. Pour cela, il a accès à l'administration SharePoint. Cette console d'administration lui permet d'accéder aux sites SharePoint pour :

• Gérer le stockage

• Définir le site SharePoint par défaut

• Gérer les profils utilisateurs

• Gérer les métadonnées gérées

• Gérer le partage externe à l'entreprise

Vous souhaitez en savoir plus sur SharePoint ?

Pour apprendre à utiliser SharePoint, je vous conseille cette super formation ou suivre un de mes coachings pour vous ou votre entreprise .