Pourquoi utiliser des liens au lieu d’envoyer des fichiers par e-mail ?
Il n’existe pas de collaboration digitale sans utiliser de fichiers. Comment faites-vous pour communiquer des fichiers à des collaborateur, des partenaires, des prestataires ou des fournisseurs ? Si vous envoyez des fichiers en tant que pièce jointe, cela fonctionne ! Cependant, il y a quelques limites :
Si le fichier est mis à jour, il faut à nouveau envoyer le document
Cela prend de la place dans votre boîte aux lettres et de celle de vos destinataires à chaque envoi
Si le fichier doit être modifié par plusieurs personnes, très rapidement vous serez perdu pour retrouver la version finale
Pour palier à ces inconvénients, il faut utiliser les liens !
Partager sous forme de liens est une fonctionnalité que l’on retrouve dans SharePoint, OneDrive et Teams. Grâce aux liens :
La dernière version du document est accessible donc pas besoin d’envoyer à nouveau le document
Comme c’est un lien qui est utilisé ça ne prend pas de place dans votre boîte aux lettres
Le suivi des modifications est simple car on utiliser une seule version du document, la dernière
Mais attention, il faut se poser les bonnes questions avant le partage :
Qui va consulter mon document ?
Peut-il transférer le lien à un concurrent ?
Le fichier sera-t-il modifiable ou en lecture ?
Combien de temps le fichier sera-t-il partagé ?
Faut-il ajouter un code secret ?
Une fois que la réponse à ces questions sera claire dans votre esprit, vous pourrez configurer le partage d’une bonne façon en toute sécurité !
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