Pourquoi utiliser les métadonnées gérées SharePoint ?
Pour catégoriser les informations SharePoint, vous pouvez personnaliser les colonnes ou métadonnées. Cela permet d'avoir des informations sur des informations ! Les utilisateurs peuvent créer une colonne de liste ou bibliothèque que l'on va utiliser sur une seule application ou des colonnes de sites utilisables sur plusieurs application. Avant de créer de telles colonnes, l'utilisateur du site SharePoint doit réfléchir (de préférence en équipe) à la façon d'utiliser SharePoint. Chaque site aura donc ses propres métadonnées.
Pour assurer une certaine cohérence des informations dans l'entreprise, Microsoft SharePoint permet de créer et utiliser des métadonnées gérées. Elles sont utilisées dans 2 cas :
L'administrateur va gérer les métadonnées pour l'ensemble ou une partie des sites. On parle dans ce cas-là de taxonomie. L'avantage c'est que l'entreprise partage les même termes sans risque de doublon. Par exemple, vous pouvez avoir un utilisateur qui crée une métadonnée sur l'intitulé d'un poste "secrétaire" mais un autre peut mettre "assistant", "assistante", "assistante de direction".... Grâce aux métadonnées gérées par l'administrateur, l'entreprise pourra utiliser un terme commun pour un poste.
Les utilisateurs ont aussi la possibilité de "proposer" leur termes à l'ensemble de l'entreprise avec le même avantage : maintenir la cohérence des métadonnées. On parle dans ce cas-là de folksonomie.
Autre avantage d'utiliser les métadonnées gérées dans SharePoint, il est possible de les structurer en sous-catégories. Voici un exemple de structure de métadonnées gérées pour définir des clients d'entreprise en fonction du secteur d'activité.
Une telle classification permet de retrouver plus facilement l'information.
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