La meilleure méthode pour se former

Découvrez comment améliorer vos compétences grâce à la méthode PDCA (Plan Do Check Act).

Vous souhaitez améliorer vos compétences grâce à une formation ?

La méthode PDCA (Plan Do Check Act ou en français planifier, faire, vérifier et améliorer) est un outil incontournable pour optimiser les processus, résoudre des problèmes et assurer une amélioration constante. Voici comment vous pouvez vous former à cette méthode et l’appliquer à vos propres projets.

Développée par William Edwards Deming, elle est couramment appliquée dans les environnements industriels et d'amélioration continue. Se former en utilisant la méthode PDCA permet non seulement d'améliorer l'efficacité , mais aussi de faciliter la gestion du changement. Voici un guide sur la manière de vous former à cette méthode et de l’appliquer efficacement.

Découvrir LA méthode

Avant de se former à la méthode PDCA, il est essentiel de comprendre ses quatre phases principales :

Planifier (Plan) : Cette première étape consiste à définir les objectifs et identifier les problèmes à résoudre. Il faut analyser les causes des problèmes, collecter des données, et planifier des actions d’amélioration spécifiques. C'est le moment de poser un diagnostic et de définir les indicateurs de performance.

Réaliser (Do) : Il s'agit de la phase de mise en œuvre. Les actions planifiées sont exécutées, et l’on commence à appliquer les solutions proposées. Cette étape peut inclure des tests à petite échelle pour vérifier la faisabilité des solutions avant de les généraliser.

Vérifier (Check) : À cette étape, il est nécessaire de mesurer les résultats des actions mises en œuvre pour déterminer si elles ont permis d'atteindre les objectifs fixés. On compare les données obtenues avec les indicateurs de performance établis pendant la phase de planification.

Agir (Act) : Si les résultats sont positifs, on standardise les nouvelles pratiques et les applique à grande échelle. Si les résultats sont insatisfaisants, on réajuste le plan et le processus recommence.

Comment suivre cette méthode pour se former ?

Se former, quel que soit le domaine, est un vrai investissement. Pour optimiser cet investissement, la méthode PDCA permet de garder le bon cap pendant toute la durée de l'apprentissage. Pour vous aider à optimiser une formation sur Microsoft 365, voici mes meilleurs conseils :

Étape 1 : Planifier (Plan)

La phase de planification est cruciale pour bien démarrer votre formation Microsoft 365. Elle consiste à définir vos objectifs d'apprentissage et à organiser les ressources nécessaires.

Objectifs à définir :

• Quels outils de Microsoft 365 voulez-vous maîtriser ? (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Excel, etc.)

• Quelles compétences spécifiques voulez-vous acquérir ? (Gestion de projet avec Teams, collaboration en ligne avec SharePoint, être plus productif sur Excel, etc.)

• Quels problèmes ou inefficacités souhaitez-vous résoudre ? (Ex. : centraliser la communication, améliorer le partage de documents, automatiser les processus répétitifs).

Comment bien planifier votre formation :

• Évaluez vos besoins actuels : Identifiez les fonctionnalités de Microsoft 365 qui vous seront les plus utiles dans votre contexte professionnel ou personnel.

• Organisez vos ressources : Accédez à des supports de formation tels que des tutoriels, des vidéos, ou des cours en ligne (par exemple sur Microsoft Learn ou LinkedIn Learning).

• Fixez un calendrier d’apprentissage : Allouez du temps chaque jour ou chaque semaine pour explorer un nouvel outil ou une nouvelle fonctionnalité.

Exemple : Si votre objectif est d'améliorer la collaboration au sein de votre équipe, vous pourriez vous concentrer sur Teams et SharePoint. Planifiez d’abord l’exploration des fonctions de communication dans Teams (réunions, chat) puis celles de partage et de coédition de documents dans SharePoint.

Étape 2 : Réaliser (Do)

C'est le moment de mettre en pratique les éléments que vous avez planifiés.

Actions à mener :

• Suivre la formation : Apprenez à utiliser les fonctionnalités de Microsoft 365 en suivant les modules de formation ou en consultant des ressources en ligne. Faites des exercices pratiques pour vous familiariser avec l’interface et les fonctionnalités.

• Tester dans un environnement réel : Mettez en pratique vos nouvelles compétences dans des projets concrets. Par exemple, créez un canal Teams pour gérer une collaboration ou configurez un tableau Excel pour automatiser des calculs.

Conseils pour une mise en pratique efficace :

• Expérimentez à petite échelle : Testez d’abord une fonctionnalité ou un outil sur un projet de petite taille ou avec un nombre réduit d'utilisateurs. Cela vous permettra de maîtriser les bases avant de l’appliquer à l’échelle de toute votre organisation.

• Impliquez vos collègues : Si vous apprenez à collaborer via SharePoint ou Teams, invitez vos collègues à participer aux tests et recueillez leurs retours pour améliorer vos pratiques.

Exemple :Si vous apprenez à utiliser Teams, commencez par créer un groupe de discussion pour tester les différentes options (appels, partage d'écran, etc.). Puis, organisez une réunion réelle en utilisant toutes les fonctionnalités pertinentes.

Étape 3 : Vérifier (Check)

Cette phase est dédiée à l’évaluation des résultats obtenus après la mise en pratique.

Questions à se poser :

• Avez-vous atteint vos objectifs d'apprentissage ?

• Les outils Microsoft 365 ont-ils permis d'améliorer vos processus de travail ?

• Y a-t-il des fonctionnalités qui ne sont pas encore complètement maîtrisées ?

Comment évaluer les résultats :

• Mesurez l'efficacité : Analysez si les outils que vous avez appris à utiliser ont réellement optimisé vos processus. Par exemple, avez-vous réduit le temps consacré à la gestion des emails grâce à Outlook ou simplifié la gestion des projets avec Teams ?

• Recueillez des retours : Si vous travaillez en équipe, demandez à vos collègues ou collaborateurs ce qu'ils pensent des nouvelles méthodes de travail. Leurs avis peuvent vous fournir des indications précieuses sur ce qui fonctionne ou non.

• Suivez vos progrès : Notez les compétences que vous avez acquises et celles qui nécessitent encore du travail. Cela vous aidera à ajuster votre approche si nécessaire.

• Remplissez un Quiz d'évaluation qui vous permettra d'avoir un objectifs.

Exemple : Si votre objectif était de mieux gérer les projets avec Teams, vérifiez si les conversations sont mieux centralisées, si la collaboration s’est améliorée, et si la gestion des tâches via Planner (intégré à Teams) est plus efficace que votre ancienne méthode.

Étape 4 : Ajuster ou Améliorer (Act)

La dernière phase consiste à tirer les leçons de la phase de vérification et à ajuster votre approche.

Actions à prendre :

• Standardisez les bonnes pratiques : Si certaines fonctionnalités se révèlent particulièrement efficaces (comme l’utilisation de OneDrive pour le partage de documents ou Power Automate pour automatiser des tâches répétitives), adoptez-les de manière systématique dans vos processus.

• Ajustez les méthodes moins efficaces : Si certains aspects de Microsoft 365 n'ont pas donné les résultats escomptés, réajustez votre approche ou approfondissez votre formation sur ces outils.

• Continuez à améliorer : La méthode PDCA repose sur l’amélioration continue. Ne vous arrêtez pas après une première phase. Cherchez toujours à perfectionner votre maîtrise de Microsoft 365, en explorant régulièrement de nouvelles fonctionnalités ou en suivant des mises à jour.

Exemple :Si vous constatez que certaines équipes ne parviennent pas à utiliser correctement SharePoint pour le partage de documents, proposez des séances de formation supplémentaires ou créez des guides spécifiques pour accompagner l’équipe dans l’appropriation de l’outil.