Comment construire un cahier des charges pour un site SharePoint ?

La création d'un site SharePoint peut être une étape importante pour une entreprise, car elle peut aider à améliorer l'efficacité et la productivité des employés en offrant une plateforme centralisée pour le partage de données et de ressources. Cependant, avant de se lancer dans la création d'un site SharePoint, il est essentiel de dresser un cahier des charges précis. Dans cet article, nous allons passer en revue les différents aspects à prendre en compte lors de la création d'un cahier des charges pour un site SharePoint. Cet article contient les 6 grandes parties d'un cahier des charges :

1. Contexte

2. Objectifs

3. Périmètre

4. Description fonctionnelle

5. Budget

6. Délais

Contexte

La première étape dans la création d'un cahier des charges pour un site SharePoint consiste à comprendre pourquoi il est nécessaire de créer ce site. Quel est l'objectif stratégique ? Qui aura accès au site ? Quelles seront les données stockées ? Quels sont les processus actuels et les problèmes rencontrés ? Enfin, quels bénéfices souhaitez-vous retirer de la création de ce site ?

En répondant à ces questions, vous pourrez mieux comprendre les exigences et les attentes de toutes les parties prenantes et orienter votre projet SharePoint dans la bonne direction.

Objectifs

Une fois que vous avez compris le contexte, vous pouvez définir l'objectif du site SharePoint. Pour ce faire, utilisez la méthode SMART pour vous aider à définir des objectifs clairs et précis :

• Spécifique : définissez clairement le besoin et les résultats attendus.

• Mesurable : donnez des critères d'évaluation pour mesurer la réussite du projet.

• Ambitieux : indiquez la plus-value du site SharePoint et les avantages qu'il offrira à votre entreprise.

• Réaliste : indiquez une demande faisable en tenant compte des ressources et du temps nécessaires pour la réaliser.

• Temps : indiquez une échéance pour la livraison du site SharePoint.

Périmètre

Le périmètre du cahier des charges SharePoint doit être clairement défini afin de déterminer les fonctionnalités et les données qui seront incluses dans le projet. La première question à se poser est quelles seront les données stockées sur le site SharePoint. Les données peuvent inclure des documents, des images, des vidéos, des informations client, des données de ventes, des données de production, des formulaires, des calendriers, des workflows, etc.

Il est également important de connaître le volume de ces données afin de déterminer l'espace de stockage requis. Cela aidera à établir les coûts associés à la mise en place d'un site SharePoint.

Une autre question importante à considérer est qui va utiliser le site et avec quels droits d'accès. Il est essentiel de déterminer les différents groupes d'utilisateurs et de leur attribuer des droits d'accès appropriés pour garantir la sécurité et la confidentialité des données. Les utilisateurs peuvent être classés en fonction de leur rôle au sein de l'organisation (par exemple, employés, clients, partenaires, fournisseurs, etc.) et peuvent avoir des droits différents en fonction de leur rôle.

Il est important de déterminer qui va gérer le site SharePoint. La personne ou l'équipe qui gérera le site sera responsable de la configuration, de la maintenance, de la sauvegarde et de la sécurité du site SharePoint. Cette équipe devrait être bien formée et avoir une connaissance approfondie du fonctionnement de SharePoint pour garantir que le site fonctionne correctement.

Description fonctionnelle

La partie de la description fonctionnelle est cruciale pour élaborer un cahier des charges efficace pour un site SharePoint. Cette section doit expliquer les principales fonctionnalités et les caractéristiques du site SharePoint.

Il est important de décrire avec précision les besoins de l'utilisateur final, les processus opérationnels et les caractéristiques techniques souhaitées. Les exigences fonctionnelles devraient inclure des aspects tels que la gestion de contenu, la gestion des documents, la gestion des flux de travail, la sécurité, l'intégration de la messagerie électronique, la recherche et la collaboration.

Pour chaque #fonctionnalité, il est important de donner des détails sur les actions que l'utilisateur pourra accomplir et les résultats attendus. Par exemple, si le site SharePoint doit permettre la gestion de documents, il est important de préciser les types de documents qui seront gérés, les permissions d'accès, les autorisations de modification et les options de recherche disponibles.

Il est également important d'inclure des informations sur la formation et l'assistance pour les utilisateurs finaux. Les utilisateurs devront comprendre comment utiliser les fonctionnalités du site et comment résoudre les problèmes éventuels. La formation et le support doivent être intégrés dans la planification globale du projet.

Enfin, la section de #description fonctionnelle doit inclure des détails sur les tests qui seront effectués pour s'assurer que le site fonctionne correctement. Il est important de définir les critères d'acceptation et de les partager avec le fournisseur.

Budget

Il est important de définir un budget pour la création et la gestion du site SharePoint. Cela vous aidera à vous assurer que les coûts sont maîtrisés et que le projet est réalisable dans le temps imparti. Donnez une idée ou une enveloppe budgétaire pour la création du site SharePoint et indiquez une durée d'amortissement pour le site SharePoint.

Délais

Il est important de définir des délais clairs pour chaque étape du #projet, ainsi qu'une date de réalisation globale pour le site SharePoint.

Les étapes intermédiaires doivent être définies pour assurer une progression régulière du projet. Par exemple, les étapes intermédiaires pourraient inclure la définition des exigences, la conception de la structure du #site, la création des pages, la personnalisation, les tests et le déploiement.

Le #délai global de réalisation du projet doit être déterminé en fonction de la complexité du site SharePoint et de la disponibilité des ressources. Il est important de s'assurer que le délai global est réaliste et réalisable. Si les délais sont trop serrés, cela peut entraîner des retards et des dépassements de #budget.

Il est également important de définir des critères de qualité pour chaque étape du projet. Cela permet de s'assurer que les objectifs sont atteints et que le projet reste sur la bonne voie.

Il est recommandé de définir des jalons tout au long du projet pour suivre l'avancement et s'assurer que les délais sont respectés. Les jalons doivent être précis et mesurables. Cela permet de repérer les problèmes éventuels dès le début et de prendre les mesures nécessaires pour y remédier.

Conclusion

Il est important de noter que cette liste de questions et de sujets à aborder dans un cahier des charges #SharePoint n'est qu'un exemple et qu'elle peut varier en fonction des besoins spécifiques de chaque projet. Il est crucial de se concentrer sur les besoins de l'entreprise ou de l'organisation et d'identifier les fonctionnalités et les solutions qui peuvent répondre à ces besoins de manière efficace et efficiente. Le cahier des charges doit être conçu pour clarifier les attentes et les exigences du projet, fournir une base de discussion solide avec les prestataires potentiels et aider à minimiser les risques et les retards imprévus pendant la mise en œuvre.

Vous pouvez télécharger l'aide-mémoire ci-dessous.

Cahier des charges SharePoint

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