Apprendre à créer une bibliothèque de documents SharePoint

Découvrez comment créer et gérer une bibliothèque de documents dans SharePoint pour stocker, organiser et partager vos fichiers (documents, images, vidéos, etc.) au sein de votre organisation. Apprenez les avantages des bibliothèques de documents, tels que la gestion des versions, la coédition, les permissions et la sécurité, ainsi que la classification et les métadonnées. Suivez notre guide étape par étape pour ajouter une nouvelle bibliothèque à votre site SharePoint et optimiser l'accès aux fichiers pour les différents utilisateurs.

Pour stocker vos fichiers dans SharePoint (documents, images, vidéos, etc.), vous devez utiliser une bibliothèque. C'est un espace conçu pour héberger, organiser et partager des fichier dans votre organisation. Grâce aux bibliothèques, vous allez pouvoir gérer l'accès aux fichiers des différents utilisateurs.

Avantages de la bibliothèque de documents

Voici quelques exemples d'avantages d'utiliser les bibliothèques pour gérer des fichiers :

• Gestion des versions : Suivi des modifications sur les documents, avec possibilité de restaurer des versions antérieures.

• Coédition : Permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur le même document.

• Permissions et sécurité : Gestion des autorisations au niveau des fichiers et des dossiers pour sécuriser les données.

• Classification et métadonnées : Possibilité de définir des colonnes et des métadonnées pour organiser et filtrer les documents.

• Recherche intégrée : Recherche avancée pour retrouver facilement des documents grâce aux métadonnées, à la taxonomie, et à des balises.

Combien de bibliothèques peut-on créer sur un site SharePoint

Sur SharePoint Online, il est possible de créer jusqu'à 2000 bibliothèques de documents par site. Cela offre une grande flexibilité pour organiser les contenus de manière structurée, mais il est recommandé de ne pas atteindre cette limite sans une raison valable car trop illisible.

Ajouter une nouvelle bibliothèque au site SharePoint

Pour créer une bibliothèque SharePoint, suivez ces quelques étapes :

• Accédez à votre site SharePoint.

• Cliquez sur Contenu du site.

• Sélectionnez Nouveau puis Bibliothèque de documents.

• Entrez un Nom pour la bibliothèque (de préférence sans espace pour ne pas avoir un multiplication de "%20" ni de caractères spéciaux dans l'URL).

• (Optionnel) Ajoutez une Description.

• Cliquez sur Créer.

Il est maintenant possible de donner un nom plus convivial à la bibliothèque sans avoir de caractères spéciaux. Voici les étapes à respecter :

• Cliquez sur Paramètres puis Paramètres de la bibliothèque

• Modifiez le nom de la bibliothèque (avec autant d'espaces et de caractères spéciaux que vous voulez

•  puis cliquez sur Enregistrer