Faut-il joindre ou partager un document avec Outlook sur le web ?

Faut-il joindre ou partager un document avec Outlook sur le web ?

Si vous ne voyez pas la différence entre joindre et partager un document avec Outlook, cet article est vraiment utile pour vous.

Quand vous utilisez Outlook sur le web avec Office 365 au moment joindre un message vous avez deux options : Parcourir cet ordinateur et Parcourir les emplacements cloud.

Si vous choisissez l’option Parcourir l’ordinateur, vous allez pouvoir attacher votre document avec votre message. Cette option va être utile pour envoyer une facture ou un contrat c’est-à-dire un document non modifiable.
Si vous choisissez emplacement cloud, vous allez pouvoir partager un document stocké dans votre OneDrive et qui restera dans cet emplacement. Ce sera utile si vous souhaitez, par exemple, montrer la dernière version de votre document ou de le rendre modifiable par plusieurs personnes.

Si vous choisissez Parcourir emplacement cloud, il faudra penser à modifier les droits d’accès au moment de l’envoi. Vous pourrez autoriser le droit de lecture ou de modification.

Pour bien gérer la sécurité, il faut aussi comprendre les options suivantes :

  • Si vous voulez qu’uniquement les destinataires accèdent au lien du document, il faudra choisir « Les destinataires peuvent… »
  • Si vous souhaitez que ce lien soit accessible à tous les membres de votre entre prise, vous devrez choisir « Tout le monde dans mon entreprise peut… »
  • Si vous souhaitez que ce lien soit accessible à n’importe quelle personne, choisissez « Tout le monde peut … »

 

Vous comprenez donc que l’option la plus sécurisée est « Les destinataires peuvent… » car le document ne pourra être ouvert qu’aux personnes que vous avez désigné.

 

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15/09/2020

Moncoach365
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